En kontorsflytt kan vara en utmaning, särskilt för företag med mycket utrustning, möbler och personal. Med rätt strategi kan flytten dock genomföras effektivt och utan att störa verksamheten mer än nödvändigt. Här tipsar vi om konkreta steg för att lyckas med en smidig kontorsflytt och skapa bästa möjliga förutsättningar för en lyckad omlokalisering.

Planera i god tid för att undvika onödiga avbrott i samband med er kontorsflytt

Att börja planera i tid är nyckeln till en framgångsrik kontorsflytt. Det första steget är att utse en projektledare som kan koordinera processen. Därefter bör en detaljerad tidsplan upprättas, där varje steg i flytten är definierat.

Kommunicera flyttdatumet med både anställda och externa parter, som leverantörer och kunder. Det minskar risken för missförstånd och gör det lättare att hantera eventuella avbrott i verksamheten. Kontrollera också att de nya lokalerna är färdiga att tas i bruk, inklusive tekniska installationer som internet och telefoni.

Inventera och organisera utrustning och möbler

En noggrann inventering av kontorsutrustningen är ett viktigt steg för att säkerställa att allt är i ordning inför flytten. Skapa en lista över möbler, datorer, skrivare och andra föremål som ska flyttas. Fundera också över vad som inte längre behövs – flytten är en utmärkt chans att rensa bort gammal utrustning eller möbler som inte längre används.

För att minska risken för skador under transporten bör varje föremål packas ordentligt. Använd etiketter för att tydligt märka upp lådor och utrustning, så att allt hamnar på rätt plats i de nya lokalerna.

Säkerställ att tekniken fungerar från dag ett

Teknisk infrastruktur är avgörande för att verksamheten ska kunna fortsätta utan avbrott efter flytten. Börja med att kartlägga vilken teknik som behöver installeras i de nya lokalerna, inklusive internet, serverutrustning och telefonisystem.

Det är klokt att samarbeta med IT-avdelningen eller en extern specialist för att säkerställa att allt är korrekt installerat och testat innan flytten är klar. Ett driftstopp på grund av teknikproblem kan bli både kostsamt och frustrerande, så det är bättre att lägga tid på att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Anlita en professionell flyttfirma för företagsflyttar

Att genomföra en kontorsflytt utan hjälp kan snabbt bli överväldigande. För att undvika stress och ineffektivitet är det därför klokt att anlita en flyttfirma som har erfarenhet av företagsflyttar. De kan hjälpa till med att transportera möbler och utrustning säkert och effektivt, och många flyttfirmor erbjuder även hjälp med packning och montering av möbler i de nya lokalerna.

Genom att låta experter ta hand om den praktiska delen av flytten kan företagets anställda istället fokusera på att förbereda sig för att komma igång i de nya lokalerna så snabbt som möjligt.

Skapa en välkomnande start i de nya lokalerna

När flytten är klar är det viktigt att skapa en smidig övergång för medarbetarna. Förbered de nya lokalerna genom att säkerställa att varje arbetsplats är redo att användas och att gemensamma ytor är organiserade och inbjudande.

Kommunicera tydligt med personalen om de nya rutiner som kan följa med flytten, som exempelvis ändrade parkeringsplatser eller nya regler för användning av gemensamma utrymmen. Att skapa en positiv och välkomnande start i de nya lokalerna hjälper till att göra övergången smidig och uppskattad av alla i företaget.